Signature pour ordre : ce que vous devez savoir sur ce procédé

Vous dirigez une entreprise et avez du mal à vous organiser pour la signature de vos documents importants ? Pratique mais risquée, cette solution pourrait bien vous faciliter la tâche, pour vos contrats commerciaux ou tout autre document officiel. En effet, cette indication, apposée à côté de la signature d’un document, permet de signer pour une autre personne. Voyons de quoi il s’agit et si cela peut réellement vous convenir.

Définition et contexte juridique de la signature pour ordre

Qu’est-ce que la signature pour ordre ?

C’est une procédure simple que permet de signer un document à la place d’une personne en son absence. Ainsi, vous pouvez par exemple donner l’autorisation à votre secrétaire de signer pour vous certains documents. L’avantage ? Évitez de perdre du temps en allers-retours de courriers, si vous êtes souvent absent de votre bureau. Rassurez-vous, le document ainsi signé a la même valeur que s’il avait été griffé de votre main. Votre secrétaire devient le mandant, tandis que vous êtes le mandataire de cette procédure.

Droit et législation encadrant la signature pour ordre

Sur le plan juridique, le signataire est le responsable légal du document émis. Dans notre exemple, si votre secrétaire signe en “pour ordre” pour vous, c’est comme si vous signiez directement. À l’inverse, si elle signe seulement de son nom, c’est elle qui s’engage. Ces deux mots, ou initiales P/O, suffisent donc à engager non pas sa responsabilité, mais la vôtre.

Il est important que la personne qui signe s’identifie à côté de la signature, pour assurer la validité du document. Cependant, un arrêt de la Cour de cassation du 10 novembre 2009 a estimé que, même si l’identité de la signataire n’était pas claire, la lettre de licenciement qu’elle a signée pour ordre restait valable. D’après ce texte, c’est grâce au fait que son mandat de signature avait été ratifié, donc confirmé officiellement.

Vous l’aurez compris, bien que la signature pour ordre soit pratique, elle n’est pas sans risque. Mal utilisée, elle peut causer des litiges dont vous vous passeriez volontiers.

Le rôle de l’avocat

Il n’est pas obligatoire de faire intervenir un avocat, ni même de rédiger un courrier pour stipuler que vous donnez pouvoir à une autre personne de signer pour vous. Mais l’exemple précédent montre que tout document servant de preuve peut vous sortir d’une situation litigieuse. À vous de voir si vous souhaitez prendre cette précaution.

La différence entre procuration et délégation

La délégation de pouvoir, dans le cas d’une signature pour ordre

La signature pour ordre est une sorte de délégation de pouvoir, appliquée au seul contexte de signature de documents. En effet, sinon, la délégation de pouvoir de façon générale va bien au-delà. C’est un acte par lequel une personne transfère à une autre le pouvoir d’exercer certaines missions, ou de prendre des décisions.

Rappelez-vous, si vous demandez à votre secrétaire de faire une signature pour ordre, c’est votre responsabilité qui est engagée, pas la sienne. Notez que le pouvoir juridique d’une signature pour ordre est un peu plus faible que la signature par procuration.

La procuration

C’est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir d’agir en son nom. C’est donc plus large que le seul acte de signer. La procuration est formalisée par un document signé, et peut être générale ou spécifique à une situation particulière.

Les cas d’utilisation de la signature pour ordre en entreprise

Quand le chef d’entreprise est en déplacement, l’utilisation de la signature pour ordre facilite grandement l’efficacité des processus de validation de document. Le service des ressources humaines notamment peut être amené à l’appliquer. La signature pour ordre permet de valider des documents officiels comme les lettres de licenciement. Charge à vous d’établir des règles claires, pour qu’elle ne soit pas utilisée de façon abusive.

Il existe néanmoins une autre solution qui peut permettre à un chef de signer lui-même ses documents, même quand il est à des centaines de kilomètres de son bureau : la signature électronique.

La signature électronique : une évolution moderne

C’est une très bonne alternative à la signature pour ordre, puisqu’elle vous permet de rester acteur de la signature d’un document. Le process est sécurisé et tout à fait légal, d’après les articles 1366 et 1367 du Code civil. La signature électronique est très encadrée par la réglementation eiDAS. C’est un dispositif payant, car cela nécessite l’utilisation d’un logiciel de signature électronique qui délivre un certificat.