Créer un planning prévisionnel en entreprise : une aide pour la gestion des tâches

Dans tout type d’activité, il est important d’avoir un planning prévisionnel afin de visualiser les différentes actions à mener et leurs avancées. C’est un outil très pratique, qui permet de piloter et de mener à bien des projets. Malheureusement, il est parfois mis de côté ou trop peu utilisé dans l’élaboration de projets. Au sein de cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir au sujet de cet outil indispensable. 

Qu’est qu’un planning prévisionnel ?

Le planning prévisionnel est un outil de travail. Il peut aussi être nommé calendrier prévisionnel ou rétro planning. Cet outil de travail permet d’organiser et de prévoir l’exécution de différentes tâches tout le long d’un projet, quelle que soit sa dimension. C’est une manière efficace et substantielle de décomposer l’objectif final en plusieurs sous-objectifs à réaliser dans un temps imparti appelé deadline. Le planning prévisionnel permet de déterminer une date de début et de fin générale pour la totalité du projet. 

Le principal objectif du planning prévisionnel est de visualiser ce qui doit être fait par tous et dans un temps prédéfini. Il permet également d’en déterminer les coûts, les ressources et la meilleure manière de tout mettre en place. 

Pourquoi faire un planning prévisionnel ? 

L’élaboration d’un planning prévisionnel, permet d’avoir une vision à court, moyen ou long terme de l’évolution d’un projet. Il permet de réfléchir aux différentes tâches à mener et aide à se poser les bonnes questions :

• Quelles sont les tâches à prévoir ?
• Quelles sont les ressources disponibles ?
• Quelles sont les tâches qui dépendent les unes des autres ?
•  Les tâches les plus urgentes, ont-elles tous été effectuées ? 
• Les délais impartis sont-ils réalistes ?
• Toutes les tâches, sont-elles mentionnées ?
• Etc…

Construire un planning prévisionnel en équipe, permet aussi à l’ensemble du groupe d’avoir une vision commune et claire de tout ce qu’il y a à faire. C’est donc un excellent outil de communication. Chacun pourra s’exprimer sur sa perception des missions à effectuer, sur les délais et les difficultés qui peuvent se présenter. 

De même, le calendrier prévisionnel permet de suivre l’avancement de projet dans les moindres détails, ce qui évite tout dérapage et retard préjudiciable. Il permet par la même d’éviter les oublis et de s’assurer que chaque étape a été réalisée.

Mettre en place un planning prévisionnel clair assure le contrôle du projet lors de phases critiques ou de l’arrivée des dates butoirs. Plus, une échéance se rapproche plus chaque aspect du tableau sera important et contribuera à éviter les ratés. 

Comment créer un planning prévisionnel ?

Il y a plusieurs manières de créer cet instrument de pilotage. Tout d’abord, il devra prendre en compte la taille et l’ampleur du projet à piloter. Le planning prévisionnel à généralement un format de type tableau à plusieurs colonnes. Dans chacune des colonnes sont listées les tâches. Les tâches sont établies dans un ordre précis qui est de la plus urgente à la moins urgente.  Chacune des tâches est ensuite attribuée à un responsable par le chef de projet. Le responsable d’une tâche aura la possibilité après validation du chef de projet d’indiquer l’avancement de celle-ci, par le biais d’une colonne statut. Il pourra indiquer si la tâche est :

• À faire
• En cours
• En retard
• Terminée

 La base même du tableau prévisionnel est la notion de délais courts ou longs. Les dates doivent généralement figurer en début et en fin de chaque tâche.

Les différents types de planning prévisionnel

Pour piloter un projet, il est indispensable de disposer d’un calendrier prévisionnel pour suivre les avancées. Il existe à cet effet différentes méthodes ou outils de créations de planning.

Le rétro planning ou planning inversé

Le rétro planning part de la date de fin de projet et positionne les différentes tâches à effectuer en remontant dans le temps. Il permet de se rendre compte facilement lorsque le délai imparti pour chacune des tâches est suffisant ou pas.  

Le macro-planning

C’est un planning prévisionnel simplifié qui met en avant les principales étapes du projet. Il est généralement synthétique, facile à comprendre. Les dates de début et de fin sont établies pour chacune des activités du projet. 

Le planning détaillé

C’est un planning prévisionnel suivi de manière quotidienne par le chef de projet. C’est un planning extrêmement complet et très long à réaliser. 

Le planning de Gantt ou méthode linéaire

Cette méthode repose sur trois interrogations : Qui, quoi et quand ? Il facilite l’organisation, la planification et le suivi des tâches. C’est une méthode très souvent utilisée pour le calendrier de chantier, au sein des entreprises de construction. Il est parfait pour : 

• Visualiser l’enchaînement des tâches
• Gérer les ressources
• Suivre l’avancée du projet
• Respecter les délais impartis.

Le planning de chemin de fer

Il est principalement utilisé dans le BTP. Chaque ligne représente une tâche et l’enchaînement de celles-ci est défini sur une zone précise du planning. C’est un planning prévisionnel très coloré pour identifier les équipes en charge de chacune des tâches. 

Le diagramme de PERT

Il permet d’identifier les relations entre les tâches, pour ensuite déterminer les séquences. Il analyse les progrès effectués une fois que le projet est démarré, mais également les risques qui lui sont associés.