Organiser une réception en extérieur : les éléments indispensables

Avec l’arrivée des beaux jours, organiser une réception en extérieur est une option attrayante pour les entreprises. Mais quels sont les éléments indispensables à prendre en compte pour que tout se déroule parfaitement ? 

Que vous prévoyiez d’organiser une conférence, une exposition ou un événement sportif, ces conseils pratiques vous permettront de laisser à vos invités des souvenirs inoubliables.

Choisir le lieu de réception parfait

La réussite de votre réception en plein air passe par un bon choix de l’emplacement. Il faut trouver un endroit qui soit à la fois accessible et adapté à l’événement. Prenez en compte les contraintes d’accès et les restrictions imposées par la région. En effet, certaines régions peuvent imposer des restrictions sur le type d’activité autorisée ou sur le nombre maximum de personnes autorisées à assister à l’événement. 

Dans le cadre d’un événement corporatif, vous devrez choisir un lieu qui offre des installations supplémentaires telles que des toilettes portables ou des systèmes de sonorisation. Pour éviter de mauvaises surprises au niveau des conditions météorologiques, prévoyez également d’ajouter des barnums pliants Trigano.

Puis, une fois le bon endroit sélectionné, il demeure aussi important de tenir compte des ressources disponibles sur place. Pensez à vérifier que le lieu choisi dispose d ‘un espace suffisant pour accueillir tous les invités, ainsi que d’une alimentation électrique suffisante pour alimenter tout le matériel nécessaire à l’organisation de votre événement.

Mettre en place une bonne logistique

La logistique est la base de tous types d’organisations, particulièrement dans le cas d’une réception. A cet effet, avant de commencer à planifier votre événement extérieur, prenez le temps d’anticiper les moyens dont vous aurez besoin. Pensez au nombre de convives attendus à la fête afin de trouver un lieu et des services adaptés. Vous devrez probablement chercher des bénévoles et du personnel qualifié pour garantir que vos invités ne manquent de rien.

L’entreprise a donc tout intérêt d’établir un budget et un plan de dépenses. Effectivement, il est essentiel de savoir exactement combien cela va coûter à travers un devis. La dépense englobe généralement tous les coûts associés à l’organisation de votre événement, y compris les frais :

• de location du lieu ;
• de personnel ;
• de déplacements selon le moyen de transport utilisé ;
• d’apéritifs et de repas ;
• liés aux fournisseurs de services.

Choisir un thème et des éléments décoratifs

Choisir un thème, une décoration et une ambiance adaptés à votre événement est primordial. Vous pouvez opter pour un thème classique ou moderne, ou créer votre propre thème unique en choisissant les couleurs, les accessoires et le mobilier appropriés. N’oubliez pas d’ajouter quelques touches personnelles pour créer une atmosphère unique et chaleureuse.

Tenez-vous au courant des différentes normes de sécurité à respecter lors de l’organisation d’une réception en extérieur. Tout le matériel utilisé doit être conforme à celles-ci pour éviter tout risque d’incendie ou d’autres problèmes potentiels. Si vous organisez un événement public, vous devrez peut-être obtenir l’approbation d’une association locale ou d’un organisme de secours avant de pouvoir procéder à la réception.