Modèle de lettre de restitution de matériel d’entreprise

Lorsqu’un salarié quitte une entreprise ou lorsqu’un changement de poste intervient, la restitution du matériel professionnel mis à disposition devient une étape obligatoire. Ordinateur portable, téléphone, badge d’accès, véhicules : tous les équipements appartenant à l’entreprise doivent être rendus dans de bonnes conditions.

Pourquoi formaliser la restitution du matériel par écrit ?

Rédiger une lettre de restitution permet de protéger à la fois l’employeur et le salarié. C’est un moyen d’attester que le matériel prêté a bien été rendu, en bon état ou avec des réserves éventuelles mentionnées. Cela évite également toute contestation future sur l’état ou la non-restitution d’un équipement.

Ce document peut être joint au dossier de sortie du salarié, au même titre que le certificat de travail ou le solde de tout compte. Il apporte une preuve claire et datée, utile en cas de litige ultérieur.

Que doit contenir la lettre de restitution de matériel ?

Pour être complète et recevable, la lettre doit comporter quelques éléments essentiels :

• L’identité complète du salarié et de l’entreprise,
• La liste précise du matériel restitué, avec références si possible (modèle, numéro de série…),
• L’état constaté du matériel (bon état, usage normal, dégradations éventuelles),
• La date effective de la restitution,
• Les signatures des deux parties, ou au minimum celle du salarié si l’entreprise conserve l’original.

Un ton formel est recommandé, tout en restant simple et factuel.

Modèle de lettre de restitution de matériel d’entreprise

[Votre prénom et nom]
[Votre adresse]
[Votre téléphone]
[Votre adresse e-mail]

À l’attention de [Nom de l’entreprise]
[Adresse de l’entreprise]

[Lieu], le [Date]

Objet : Restitution de matériel professionnel

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous informe avoir procédé ce jour à la restitution du matériel professionnel mis à ma disposition dans le cadre de mon contrat de travail.

Matériel restitué :

• Ordinateur portable [marque, modèle, numéro de série]
• Téléphone professionnel [modèle, numéro IMEI]
• Badge d’accès n°[numéro]
• Autres équipements : [à préciser]

L’ensemble du matériel a été remis en bon état de fonctionnement, sous réserve d’une usure normale liée à son utilisation professionnelle.

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]