Qu’est-ce qu’un mandat administratif ?

Le mandat administratif est un mode de paiement, tout comme le virement bancaire, le chèque ou la carte bleue. Destiné uniquement aux établissements publics, il présente de nombreux atouts, mais nécessite d’en connaître les subtilités pour bien l’utiliser. Tour d’horizon pour comprendre comment cela fonctionne.

Pourquoi le mandat administratif est-il utilisé ?

Aussi appelé mandatement, le mandat administratif correspond à une injonction adressée au service de comptabilité pour effectuer une action économique à une date précise. Il provient d’un ordonnateur, personne habilitée à le commanditer. Il présente aussi une fonction légale puisqu’il permet de déléguer la facturation à un organisme tiers.

Seules les structures relevant du domaine public peuvent en disposer (établissements scolaires, ambassades, gendarmeries, hôpitaux, etc.). Les services affectés à la comptabilité publique exécutent donc l’ordre de paiement. 

Ainsi, le mandatement facilite l’achat de fournitures (ou de prestations) relatives à des activités professionnelles, dont le montant est réglé par une administration, comme une mairie par exemple. L’Euro constitue la devise obligatoire du mandat.

Il existe aussi sous d’autres formes : 

• Mandatement d’office, lorsqu’il est attribué par défaut par un représentant de l’État ;
• Mandat de régularisation, si le règlement est déjà effectué.

Les avantages de recourir au mandat administratif

Le mandatement présente plusieurs bénéfices, qui en font un moyen tout à fait viable. Tout d’abord, il rassure les organismes. La responsabilité juridique de l’émetteur du financement est garantie. Ainsi que le montant de la provision, naturellement. Toutefois, le solde doit être initié en personne pour être valable.

De plus, il favorise une meilleure organisation du classement des pièces justificatives (l’extrait bancaire, les factures et les mandats de paiement). Une traçabilité accrue n’est pas de refus dans le dédale (quelquefois complexe) de l’administration.

Il peut aussi remplacer un acquittement en nom propre. Sécurité non négligeable pour ceux qui appréhendent les impayés ou pour éviter la fuite de coordonnées bancaires personnelles (RIB, par exemple).

Autre point positif : son accessibilité, financière et spatiale. Les frais d’utilisation sont inférieurs à ceux d’un virement ou d’un prélèvement classique. Et vous pouvez effectuer le mandat dans la plupart des bureaux de poste, en plus du guichet des banques réglementées. Sa rapidité d’exécution dépend du type d’envoi. La voie dématérialisée est évidemment plus bénéfique que la voie postale, dont le traitement est plus long.

Enfin, de plus en plus de commerçants, du secteur public ou non, acceptent les paiements par mandat administratif.
À savoir : selon l’organe émetteur et débiteur, le montant autorisé peut varier.

Le contenu d’un mandat administratif

L’instruction M14 prédéfinit le formulaire pour vous guider lors de l’édition du mandat. De quoi s’agit-il ? C’est le support contenant l’ordre de payer, adressé au comptable par l’ordonnateur.

Certaines mentions y figurent obligatoirement. Les voici : 

• Le numéro d’engagement ;
• Le nom du commerçant ainsi que son lieu de résidence. Dans le cas d’une société, la forme juridique apparaît. (Avec les sigles usuels tels que SA, SARL, SAS, SNC, etc.) Si le créancier est une personne physique, son nom et son prénom sont mentionnés. Ces informations doivent être conformes aux pièces justificatives annexées au mandat.
• L’adresse de facturation et l’adresse de livraison de l’acheteur, facultative pour les règlements des dépenses de personnel permanent ;
• Le motif du mandat, définissant la nature de l’article (ou de la prestation) acheté et sa période d’exécution. Pour permettre au créancier de connaître l’origine du paiement, le numéro de commande peut être précisé. Le créancier doit pouvoir s’assurer que le montant du versement qu’il a perçu est exact.

La résiliation du mandat est possible, au même titre que pour tout type de mandat, et selon le respect d’une procédure similaire.

Le fonctionnement du mandat administratif

Le mandatement s’effectue de deux manières : 

• Un organisme tiers réalise le paiement pour le compte d’un établissement public, c’est ce qu’on appelle le tiers payeur ;
• La structure publique règle directement la facture.

En général, les étapes d’une commande se déroulent ainsi :

1. L’ordonnateur traite la demande et remplit un bon de commande ;
2. Il choisit le mandat administratif comme mode de paiement ;
3. Il imprime le bon de commande ;
4. Il envoie le bon d’engagement signé au créancier (en cas de bon d’engagement manquant, le comptable peut valider la facture correspondant à la commande, en y apposant signature et tampon) ;
5. La collectivité territoriale retourne la confirmation de l’accord au commanditaire (en général par voie postale) ;
6. Le prestataire valide la commande et l’expédie.

Mandater le paiement revient donc à autoriser un prélèvement SEPA, à effectuer un chèque ou encore réaliser un virement bancaire. Grâce au prélèvement, il n’y a plus de risques d’impayés ou de retards de paiement et la trésorerie préservée !
Rendue obligatoire par l’État, la plateforme dédiée Chorus Pro simplifie les échanges (facturation notamment) entre les prestataires et les administrations. Par défaut et sauf indication contraire, le paiement de la commande est effectué à 30 jours. L’édition d’un mandat y est facilitée.

Exemples concrets

Voyons deux cas possibles pour mieux appréhender cette solution. Après tout, un exemple vaut mieux qu’un long discours.

Situation 1

Une école primaire décide de renouveler ses bureaux et ses chaises. Le directeur de l’établissement passe alors sa commande sur un site dédié à ce type de matériel. Il choisit d’effectuer le paiement par mandat administratif. Alors, la facture parvient à la mairie. Cette dernière dispose bien sûr d’une attribution de fonds,que le conseil municipal aura voté auparavant. 

Situation 2

Un hôpital public a besoin de changer une partie du matériel médical, devenu obsolète. Il procède directement à la commande et au paiement des équipements par mandat administratif.