Livret d’accueil en entreprise : objectifs et mise en place

Le livret d’accueil en entreprise est un document qui devient de plus en plus incontournable, bien que non obligatoire. Le magazine Forbes a révélé que 22% du turn-over constaté en entreprise se faisait dans les 45 premiers jours après l’arrivée d’un collaborateur. Cela signifie que l’accueil et l’intégration sont importants dans la vie de votre futur salarié, si vous voulez avoir une chance de le garder. Voici tous nos conseils sur cet outil qui pourrait bien s’avérer indispensable.

Objectifs d’un livret d’accueil en entreprise

Rôle de l’entreprise dans l’accueil d’un salarié

Un bon accueil est primordial pour faciliter la prise de poste d’un nouvel arrivant, et assurer sa fidélisation. Car non, ce n’est pas parce que vous avez embauché quelqu’un, qu’il faut le considérer comme acquis. Le bien-être au travail prend de plus en plus de place dans les critères d’épanouissement professionnel. 

Dans le milieu des ressources humaines, on parle d’onboarding. Il est du devoir d’une entreprise de faire en sorte de bien accueillir à bord chaque collaborateur. Vous aurez ainsi deux fois plus de chances que votre nouvelle recrue ait envie de rester si son intégration se passe bien, selon des sondages menés par Go2nextlevels et OfficeVibe, pour une étude Cadremploi.

Pourtant, 65% des entreprises n’ont pas mis en place de réel parcours d’intégration. Est-ce votre cas ? Il peut prendre plusieurs formes, avec tout un processus de quelques jours à plusieurs semaines.

Le livret d’accueil, une ressource indispensable en entreprise

Le livret d’accueil contribue à l’image de l’entreprise

Il est obligatoire uniquement dans les établissements de santé, mais il s’impose de plus en plus dans le monde du travail. En effet, c’est une façon de valoriser dès le départ le collaborateur et de lui montrer que vous mettez les moyens pour l’accueillir dans les meilleures conditions. Si vous voulez qu’il fasse sienne votre culture d’entreprise, il faut lui en donner les moyens.

Le livret d’accueil pour une intégration efficace

Accueillir un salarié, c’est un investissement pour une entreprise. Le temps de formation commence dès le premier jour. Vous avez tout intérêt à ce que ce temps soit bien rentabilisé en donnant toutes les chances à votre nouveau collaborateur de se sentir bien, pour qu’il ait envie de rester. Sinon, vous risquez de devoir tout recommencer dans quelques jours, ou semaines. On estime cette perte à 7000€ par intégration de salarié ratée.

Bien sûr, un livret d’accueil ne remplace pas les conseils et indications transmises de vive voix : ce serait une erreur de minimiser l’importance de l’humain. Mais il va servir de guide pour accompagner l’intégration. Le livret d’accueil a un côté rassurant : c’est comme fournir un « mode d’emploi », que votre employé peut lire à différents moments selon ses besoins.

C’est donc un support qui compile toutes les informations pratiques sur l’entreprise. On retient rarement tout du premier coup, aussi le livret d’accueil permet d’avoir une ressource pérenne à disposition. Le collaborateur a aussi plus de chances d’être autonome rapidement. Au lieu de retourner voir ses collègues chaque fois qu’il a besoin de se rappeler telle ou telle information, il pourra trouver les ressources par lui-même, en temps voulu. Cela évite qu’il n’ose peut-être pas poser certaines questions pour ne pas déranger, au risque de se pénaliser tout seul.

Comment créer un livret d’accueil en entreprise ?

Que mettre dans le livret d’accueil de votre entreprise ? 

Présentation de l’entreprise

Il s’agit tout simplement d’exposer les différentes activités menées au sein de votre, ou vos établissements. En retraçant peut-être son évolution, ses caractéristiques et les objectifs des différentes missions. Cela peut aussi concerner l’organisation : dirigeants, services…

Environnement de travail

Que ce soit les locaux, avec les différents lieux de vie, ou les règles inhérentes à leur utilisation par exemple, vous pouvez inclure dans le livret d’accueil toutes les situations que le salarié sera amené à rencontrer. 

Règles de fonctionnement

Les règles à suivre entre salariés dans les lieux communs, les réunions, peuvent faire l’objet de précisions. Mais aussi ce que chacun doit respecter individuellement comme les horaires de travail, ou simplement connaître l’existence d’une convention collective, du règlement intérieur… De fait, il peut y avoir plusieurs versions du livret d’accueil en entreprise, si plusieurs corps de métier ou statuts cohabitent.

Procédures, outils

Il existe sûrement des logiciels, ou des procédures particulières concernant les notes de frais, la prise de congés, certaines habitudes liées à la vie de votre entreprise. Mettez-vous à la place d’un novice ; il doit s’approprier tout ce qui va constituer son quotidien, pour intégrer cette routine.

4 conseils pour créer un livret d’accueil pertinent

Structurer le contenu du livret d’accueil et identifier les besoins

Chaque livret d’accueil est propre à une entreprise. L’idéal est de faire un brainstorming avec plusieurs collaborateurs, de plusieurs statuts, notamment les instances représentatives du personnel, pour recueillir les avis et identifier les besoins. Cela permettra de clarifier les attentes, en se mettant à la place des nouveaux salariés, et en se servant de l’expérience de chacun à ce sujet.

Vous allez passer du temps dessus, mais n’oubliez pas l’objectif derrière, qui est de fidéliser les nouvelles recrues. C’est un investissement qui vaut le coup.

Choisir le ou les formats les plus adaptés

Il y a le traditionnel livret papier, ou un à plusieurs dépliants complémentaires. Mais de plus en plus le livret d’accueil est présenté sous forme numérique (document pdf, power point…), voire des vidéos. Il n’y a pas de règle, à vous de voir ce qui vous correspond le mieux.

Prévoir une mise à jour régulière

C’est peut-être l’un des inconvénients, et pourtant elle est essentielle pour en préserver l’utilité. D’où le côté pratique de la version numérique, plus facile à modifier, et économique : elle évite des impressions qui peuvent vite devenir obsolètes. Vous pouvez créer un modèle, qui sera repris et modifié au fil du temps.

Mise à disposition de tous

Même lorsque cela fait plusieurs mois, ou années, qu’un salarié est dans votre entreprise, il est toujours pratique d’avoir à portée de main (ou de clic) le livret d’accueil. N’importe qui peut avoir besoin de se souvenir d’un point de fonctionnement, à tout moment, d’autant plus lorsque certaines règles ou outils évoluent.