Invitation à un pot de départ : comment faire simple ?

Les jours défilent et c’est bientôt le moment de quitter pour de bon l’entreprise. Souvent, en bas de la liste des choses à faire, il reste la question du pot de départ. Malheureusement, cette mission est rarement prioritaire pour celui qui est concerné. À moins que l’entreprise n’ait établi des codes à cette attention, il faut se plier à cet exercice, en évitant les fausses notes. Voici les 5 questions indispensables pour laisser un beau souvenir, en toute simplicité.

Qui inviter à son pot de départ? 

La première des étapes est de déterminer avec qui fêter ce départ vers une nouvelle vie. Une expérience au sein de l’entreprise peut être courte ou durer des décennies. Mais un stagiaire est susceptible de rencontrer autant de personnes lors de son passage, qu’un salarié de longue date. Tout dépend du contexte de travail. 

La règle est d’inviter tous ses collègues. Tout le monde doit être convié. Certains ne pourront peut-être pas répondre présents, mais l’intention doit y être. Le secret est d’anticiper le pot de départ, en étant attentif à son entourage. Il est très utile de dresser une liste, et de prévoir une certaine marge dans le nombre d’invités. 

On ne peut évidemment pas s’entendre avec tout le monde. Pourtant, convier des collègues, avec lesquels on n’a pas d’affinités, ou même pire, peut être compliqué. Mais c’est une preuve de savoir-vivre et une belle façon de marquer positivement son départ. De plus, on ne sait jamais de quoi l’avenir est fait.

Quand inviter pour son pot de départ ?

Il est capital de décider d’une date assez tôt. Cela dissipera les doutes, ou le questionnement chez ses collègues. Cela évite également la prise en charge de l’évènement par quelqu’un d’autre que vous, peut-être même à votre insu. 

Il est impossible de s’assurer de la disponibilité de tous, mais ce n’est pas la peine de consulter tout le personnel pour connaître leur avis sur la question. Souvent, le moment est déterminé par la réservation du lieu, et les horaires de travail.

Chacun doit être informé au moins une semaine avant, pour faciliter l’organisation. Les pots de départ sont généralement l’occasion de manifester sa sympathie envers celui qui choisit d’autres horizons. Un petit mot, une cagnotte, ou un cadeau demandent un minimum d’anticipation.

Comment inviter ? 

La façon la plus simple d’inviter des collègues reste l’écrit. Cela évite les oublis, et vous assure d’avoir bien comptabilisé vos invités. Cependant, comme les écrits restent, cela vaut la peine d’y consacrer un peu de temps en amont.

Le message le plus simple est celui qui est préparé et formalisé. Mais il doit rester chaleureux, sans excès de familiarité. Un courriel type adressé à ses collègues leur donne les informations essentielles : le lieu, la date, l’heure. Pour annoncer une atmosphère détendue, ces éléments s’accompagnent en général d’un court texte d’invitation. Une idée judicieuse est de réserver une version personnalisée pour vos supérieurs. 

Lorsque des personnes extérieures à l’entreprise s’ajoutent au pot de départ, une invitation par carte est préférable. Ainsi, le personnel de ménage peut glisser le mot dans un sac, pour ne pas devoir solliciter uniquement sa mémoire ni donner ses coordonnées personnelles.

Où se réunir avec ses collègues ? 

Votre message d’invitation indique évidemment le lieu du pot de départ. Bien qu’il n’y ait pas règle en la matière, le lieu de travail semble la solution la plus adaptée, dans la mesure où :

• chacun connaît l’endroit ;
• il existe en général, des installations qui peuvent recevoir plus de personnes ;
• le site est accessible rapidement après sa journée de travail ;
• la réservation d’une salle de réunion peut s’organiser facilement.

Ce qu’il faut retenir pour réussir son pot de départ

Le plus simple pour une invitation réussie à son pot de départ est de se souvenir des motifs de celui-ci. C’est l’occasion de fêter un départ, mais aussi de remercier ceux qui ont accompagné une expérience professionnelle, ou de longues années de dévouement. 

Lorsque chacun a reçu son invitation, il est inutile de perdre du temps à rassembler les confirmations. Si le message a bien été réceptionné, ou remis en mains propres, chacun est libre d’y assister. Les personnes ayant un empêchement en parlent généralement avant la date. Le secret est d’être plus dans l’écoute, que dans l’empressement, entre la réception de l’invitation et la date de votre pot de départ. 

Puisqu’il est incontournable, autant préparer un petit discours avant d’y être convié. Quelques mots simples, en faveur de vos collègues et supérieurs, et sur votre parcours, sont suffisants. Les longs propos sont souvent d’un bel effet sur papier. Mais l’émotion du moment, et le léger brouhaha ambiant peuvent en être les ennemis. Mieux vaut rester concis.