Création d’une fiche signalétique : les éléments à connaître

Une fiche signalétique d’entreprise, ou fiche d’identité d’entreprise, est un document qui rassemble les renseignements principaux sur l’organisation afin d’en faire une brève présentation.

On retrouve notamment sur ce document des informations telles que le nom de l’entreprise, son adresse, son secteur d’activité, ses produits et services ou encore son chiffre d’affaires.

Cette fiche signalétique peut être utilisée à des fins commerciales, pour établir des partenariats ou pour rechercher des financements. Mais encore, elle peut être utilisée pour identifier des opportunités de développements ou des risques potentiels.

En somme, les clients potentiels, les investisseurs, les médias, les fournisseurs ou encore les banques peuvent avoir recours à la fiche d’identité d’une entreprise.

Quels sont les éléments à faire figurer sur une fiche signalétique ?

Pour créer une fiche signalétique d’entreprise complète, vous devez inclure les informations suivantes :

• Raison sociale
• Adresse du siège social
• Statut juridique
• Numéro de SIREN
• Date de création
• Secteur d’activité
• Noms et fonctions des principaux dirigeants
• Coordonnées (téléphone, mail, fax, etc.)

Il s’agit là des informations indispensables à la rédaction et à la présentation d’une fiche signalétique d’entreprise.

Cependant, il est d’usage d’ajouter des renseignements complémentaires afin de venir enrichir cette pièce d’identité de l’organisation : 

• Chiffre d’affaires annuel :  généralement sur les 3 dernières années. Il peut également être renseigné le bénéfice net annuel sur la même période, afin de démontrer la santé financière de l’entreprise.
• Activité principale : présentation de la raison d’être et du cœur de métier de l’entreprise.
• Activités secondaires : description des activités annexes pouvant générer des revenus additionnels.
• Taille de l’entreprise : correspond à l’effectif employé.
• Politique RSE : mise en avant des politiques de la société quant à l’intégration, la préservation de l’environnement et l’éthique.

• Références de l’entreprise : présentation des principaux clients et partenaires de la société.
• Site web.

Lors de la rédaction d’une fiche signalétique d’entreprise, il faut garder à l’esprit que ce document pourra être présenté à de futurs clients, investisseurs ou partenaires. Ainsi, il convient d’y faire figurer toute information utile pouvant rassurer vos interlocuteurs sur la santé économique et la croissance de l’entreprise.

En ce sens, la rédaction de ce livrable doit être pleinement intégrée à votre stratégie de communication et d’acquisition.

Quelles sont les bonnes pratiques à respecter en matière de fiche signalétique d’entreprise ?

Bien qu’il s’agisse d’un document assez formel, il existe plusieurs façons d’optimiser une fiche signalétique de société afin qu’elle soit utile pour les lecteurs : 

• S’assurer que les informations sont à jour et exactes : une fiche signalétique doit contenir des informations précises et vérifiables sur l’entreprise.
• Opter pour un format clair et facile à lire : une fiche d’identité doit être présentée de manière claire et facile à comprendre. En outre, la mise en page doit être soignée. Ainsi, il est important d’utiliser des titres, des sous-titres et des listes pour structurer les informations et ne pas perdre le lecteur.
• Fournir des informations complémentaires : si ces éléments sont utiles, il est tout à fait possible d’intégrer au document des liens vers le site internet, des images, des vidéos, des références ou encore des témoignages.
• Utiliser des mots-clés pertinents : une fiche signalétique doit être suffisamment optimisée pour permettre aux utilisateurs de la trouver facilement lorsqu’ils effectuent des recherches sur internet ou dans une base de données.
• Mettre en avant les atouts de l’entreprise : une fiche signalétique doit mettre en exergue les points forts tels que le positionnement de l’entreprise, sa situation sur le marché, ses avantages concurrentiels, ses savoir-faire, ses certifications, etc.

Par ailleurs, la réglementation concernant la création et la mise à jour de ces fiches d’identité d’entreprise varie selon les pays et les secteurs d’activité. En France, il n’y a pas de réglementation spécifique.

Quand créer une fiche signalétique d’entreprise ?

Il est généralement recommandé de rédiger une fiche signalétique pour votre entreprise dès lors de la création. Parfois même en amont si vous êtes à la recherche d’investisseurs, de fournisseurs ou de partenaires.

Cependant, il convient d’apporter des modifications à la fiche d’identité de l’entreprise lorsque : 

• Vous changez d’adresse : si vous déménagez votre entreprise, vous devez impérativement renseigner la nouvelle adresse du siège social.

• Vous modifiez vos coordonnées de contact : si votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre site web viennent à changer, vous devez mettre à jour votre fiche signalétique.
• Vous changez de statut juridique  : en cas de changement de forme juridique (SA, SAS, SARL, etc.) le précédent document devient caduc.

En d’autres termes, la fiche signalétique étant un document officiel, il est nécessaire de la mettre à jour régulièrement afin d’éviter toute erreur ou confusion.

Qui rédige la fiche d’identité d’entreprise ?

La fiche signalétique d’une entreprise est généralement rédigée par le propriétaire ou le responsable. Cependant, dans certaines situations, il est plus approprié de faire appel à un professionnel pour la rédaction de cette fiche :

• Un avocat ou un expert-comptable : si vous avez des doutes sur les informations que vous pouvez inclure ou non au document, si vous avez des questions juridiques, il est judicieux de faire appel à un spécialiste.

• Un prestataire externe : il existe des entreprises spécialisées dans la création et la mise à jour de fiches signalétiques. Ces prestataires peuvent vous aider à rédiger une fiche complète, qui respecte les normes et les réglementations en vigueur dans votre pays et votre secteur d’activité.
• La société de portage salarial : lorsqu’un indépendant fait appel aux services d’une société de portage, c’est à cette dernière qu’il incombe de compléter et tenir à jour la fiche signalétique. Cependant, le travailleur indépendant peut tout à fait participer à la rédaction de cette dernière, en fournissant des informations précises quant à ses compétences et à ses missions.

Dans l’ensemble, la fiche d’identité de l’entreprise doit être complétée par une personne ayant à disposition toutes les informations nécessaires. Selon la taille de l’entreprise et les renseignements à fournir, il est alors parfois nécessaire de déléguer cette tâche.