Qu’est-ce qu’une facture de doit et comment l’établir ?

En tant qu’entrepreneur ou gestionnaire, vous avez probablement déjà rencontré des situations où une facture initiale ne reflétait pas exactement le montant dû par le client. Que ce soit en raison d’un oubli, d’une erreur de calcul ou d’une prestation de services supplémentaire non prévue, il est parfois nécessaire de corriger ou d’ajuster le montant facturé. C’est là qu’intervient la facture de doit.

Qu’est-ce qu’une facture de doit ?

Une facture de doit est un document commercial émis par un fournisseur ou un prestataire de services pour demander le paiement d’un montant supplémentaire non inclus dans la facture initiale. Contrairement à une facture d’avoir, qui est utilisée pour réduire le montant dû, une facture de doit augmente le montant à payer par le client. Elle est souvent nécessaire lorsque des erreurs ont été commises dans la facture initiale ou lorsqu’un service supplémentaire a été fourni après l’émission de la première facture.

Différence entre une facture de doit et une facture d’avoir

Une facture de doit est utilisée pour augmenter le montant dû par le client. Elle peut être émise pour ajouter des frais qui n’ont pas été inclus dans la facture initiale. Cela peut également être nécessaire pour corriger une sous-estimation des coûts. Par exemple, si des services supplémentaires ont été fournis ou si des erreurs de calcul ont été détectées après l’émission de la première facture, une facture de doit est émise pour ajuster le montant total à payer.

En revanche, une facture d’avoir est utilisée pour diminuer le montant dû par le client. Elle est émise en cas de retour de marchandises, de rabais ou de correction d’une surestimation. Par exemple, si des produits sont retournés par le client ou si une remise commerciale est accordée après coup, la facture d’avoir ajuste le montant total à payer en réduisant la somme initiale facturée. Elle est également utilisée pour corriger des erreurs où le montant initialement facturé était trop élevé.

Les éléments indispensables d’une facture de doit

Pour être valide, une facture de doit doit comporter plusieurs éléments obligatoires :

• Les mentions légales : les informations légales requises incluent le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro SIRET, le code APE et le numéro de TVA intracommunautaire.
• Les informations sur le vendeur et l’acheteur : les coordonnées complètes des deux parties doivent être clairement indiquées.
• Le numéro de la facture et date d’émission : chaque facture de doit doit avoir un numéro unique et une date d’émission. Cette numérotation doit être chronologique et sans interruption.
• Une description détaillée des biens ou services : une description précise et détaillée des produits ou services concernés par la facture de doit est nécessaire.
• Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) : le montant de la TVA et le total TTC doivent être clairement indiqués.
• Les conditions de paiement et pénalités de retard : les modalités de paiement ainsi que les pénalités en cas de retard doivent être spécifiées.

Les étapes pour établir une facture de doit

Si vous voulez garantir la validité et l’exactitude de votre facture de doit, vous devez passer par plusieurs étapes.

1. Collecte des informations nécessaires

Avant d’émettre la facture, assurez-vous de rassembler toutes les informations nécessaires concernant la transaction, le client et les ajustements à apporter. Il est essentiel de vérifier les détails de la facture initiale pour identifier les corrections ou les ajouts nécessaires.

2. Utilisation d’un modèle ou d’un logiciel de facturation

Utiliser un modèle prédéfini ou un logiciel de facturation peut simplifier le processus. Ces outils vous aident à inclure toutes les mentions obligatoires, à indiquer des délais de paiement et à calculer correctement les montants. De nombreux logiciels de facturation permettent de générer des factures de doit de manière automatique, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines.

3. Vérification des mentions légales et des calculs

Avant d’envoyer la facture, vérifiez que toutes les mentions légales sont présentes et que les calculs sont corrects. Assurez-vous que le numéro de la facture est unique et conforme à votre système de numérotation. Une double vérification permet d’éviter les erreurs de calcul ou d’omission qui pourraient entraîner des litiges avec le client. Si une erreur est détectée après l’envoi, vous devrez peut-être annuler la facture et en émettre une nouvelle.

4. Envoi de la facture au client

Envoyez la facture de doit au client en respectant les délais convenus. Utilisez un moyen de transmission fiable, comme le courrier électronique ou le courrier postal, et conservez une copie de la facture pour vos archives comptables. Pensez à suivre l’envoi pour vous assurer que le client a bien reçu la facture. L’utilisation de supports électroniques plutôt que du papier peut également faciliter l’archivage et la gestion de vos documents.

Modèle type de facture de doit

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une facture de doit :

Entreprise XYZ
Adresse : 123 Rue Exemple, 75000 Paris
SIRET : 123 456 789 00010
Code APE : 6202A
Numéro de TVA : FR12 345 678 910

Facture de doit n° 2024-001
Date d'émission : 20 mai 2024

Client :
Nom : Société ABC
Adresse : 456 Avenue Exemple, 75000 Paris

Description : 
1. Prestation de services additionnelle - 500 € HT
2. Frais de déplacement non inclus - 100 € HT

Montant HT : 600 €
TVA (20%) : 120 €
Total TTC : 720 €

Conditions de paiement : Paiement à 30 jours
Pénalités de retard : 3% du montant total par mois de retard

Signature et cachet de l'entreprise

Les erreurs courantes à éviter lors de l’établissement d’une facture de doit

Oublier des mentions légales obligatoires

L’omission de mentions légales peut invalider la facture et entraîner des amendes. Assurez-vous que toutes les informations requises sont présentes, telles que le numéro de TVA, le SIRET et les coordonnées complètes des deux parties.

Erreurs de calcul et de montant

Les erreurs de calcul peuvent entraîner des malentendus avec le client et compliquer la comptabilisation. Utilisez des outils de facturation pour éviter ces erreurs. Une vérification minutieuse des montants et des taux de TVA est essentielle avant l’envoi de la facture. Si des escomptes sont appliqués, assurez-vous qu’ils sont correctement calculés et indiqués sur la facture.

Mauvais classement et numérotation des factures

Une mauvaise gestion de la numérotation et du classement des factures peut causer des problèmes de suivi et de conformité comptable. Suivez une méthode stricte pour la numérotation et le classement. Utilisez des systèmes de gestion électronique des documents pour organiser et archiver les factures de manière efficace.

Ne pas envoyer la facture en temps voulu

Un retard dans l’envoi de la facture peut entraîner des problèmes de trésorerie et des conflits avec le client. Assurez-vous d’envoyer la facture de doit dès que possible après avoir identifié la nécessité de l’émettre.