Rédiger le compte rendu exact d’une réunion : Guide complet

Dans le monde professionnel, que ce soit en entreprise ou lors d’une réunion de chantier par exemple, le compte rendu de réunion occupe une place centrale. En tant qu’outil de communication, de documentation et de gestion, ce document, souvent sous-estimé, joue un rôle fondamental dans la capture précise des discussions. Les décisions prises lors des réunions et les actions à entreprendre seront alors accessibles à tous dans un rapport clair et précis. Non seulement il sert de mémoire collective pour les participants, mais il est également essentiel pour informer les absents et assurer un suivi efficace des tâches.

Préparation avant la réunion 

Préparer le terrain est très certainement le meilleur moyen de faire un compte rendu efficace, sans difficulté.  

Créer un modèle standard

Pour gagner du temps, rien de tel que de vous prémâcher le travail ! Vous connaissez déjà sans doute le déroulé de ce type de réunion et la tâche de transcription peut paraître fastidieuse. Épargnez-vous toutes les informations usuelles comme par exemple, le nom de l’entreprise, le lieu, les participants, le nom du rédacteur des débats (vous, a fortiori), ainsi que toutes les phrases d’introduction.

Il sera important en début de réunion de rappeler à l’assemblée, les objectifs fixés lors de la dernière réunion. Cela peut tout à fait être intégré à votre compte rendu.

La fiche du transcripteur

Assurez-vous d’avoir bien compris le but de la réunion. Si vous n’êtes pas très à l’aise avec l’exercice de transcripteur, une fiche avec les objectifs de la réunion vous permettra de garder à l’esprit les points clefs à noter. 

Matériel

Que vous choisissiez de prendre des notes à la main ou sur ordinateur, préparez votre matériel. Faites en sorte de ne pas tomber en panne de batterie si vous travaillez sur votre ordinateur. Afin de ne rien louper, vous pourriez aussi vous munir d’un enregistreur ou simplement d’une application sur votre téléphone.

Pendant la réunion 

Votre compte rendu devra être plus ou moins détaillé selon les cas : 

• On peut vous demander un compte rendu synthétique, qui va résumer les discussions et les décisions prises. Ce document devra alors être clair, concis et se focaliser sur les moments clés de la réunion.
• Une autre possibilité serait que l’on vous demande de rédiger les minutes de réunion. Ce document est beaucoup plus précis et détaillé que le compte rendu synthétique (c’est dans ce cas, qu’avoir un modèle peut vous faire gagner un temps précieux). Vous devrez donc tenir compte du déroulement de la réunion et noter : l’ordre du jour, les objectifs de la dernière réunion, les prises de parole de chaque participant, les commentaires utiles, les potentiels délais à respecter et les objectifs fixés lors de l’assemblée etc.

Résumer les discussions

Écoutez attentivement et résumez les discussions principales plutôt que de tout noter mot à mot. Il est important de bien comprendre les enjeux et d’avoir un esprit de synthèse afin d’écrire ce qui est vraiment important. 

N’hésitez pas à demander aux participants d’être plus clair ou de préciser leurs propos s’il y a des choses qui vous échappent.

Décisions et actions

Notez toutes les décisions prises, les actions à entreprendre et le nom des personnes en charge de celles-ci. Vous pouvez ajouter, si cela a été défini, la date et le lieu de la prochaine réunion.

Il peut être intéressant de dire si l’ordre du jour a été respecté et si tous les sujets ont pu être abordés mais aussi si vous avez dû rajouter des points à l’ordre du jour. Enfin, vous pourrez observer dans quelle ambiance s’est tenue la réunion, si l’organisation était optimum et s’il y a des choses à améliorer.

Après la réunion 

N’attendez pas trop longtemps pour mettre au propre vos écrits. Avec le temps, les notes deviennent moins claires, d’autant plus si vous avez été très synthétique et si vous avez utilisé des abréviations. L’idéal est de procéder dans cet ordre :

1. Organisez vos notes : Ne vous encombrez pas ! Triez et évacuez les informations inutiles ou qui ont été révisées lors de la réunion. 
2. Rédigez le compte rendu : Soyez le plus clair possible et n’omettez aucunes informations essentielles à la compréhension des objectifs et du document (gardez à l’esprit qu’il doit pouvoir être compris d’une personne qui n’a pas assisté à ladite réunion).
3. Relisez et corrigez : Relisez pour corriger les erreurs et clarifier les points ambigus.

Distribution et archivage

Votre compte rendu est maintenant prêt à être distribué. Envoyez-le à tous les participants et à toutes les personnes concernées dans un délai approprié. Chacun doit pouvoir se rappeler des objectifs à atteindre. Il sera aussi important de stocker votre document dans un endroit accessible pour référence future.