Comment réussir à coup sûr le déploiement de votre ERP ?

Le système ERP est un outil de gestion dont l’utilisation touche tous les services d’une entreprise. Il exerce un impact sur la réalisation des tâches qui incombent aux différents collaborateurs d’une boîte. L’intégration d’un tel outil est un projet dont la réussite dépend de plusieurs éléments. Comment être certain de réussir le déploiement d’un système ERP ?

S’assurer d’identifier les besoins spécifiques de l’entreprise

Le projet de déploiement d’un outil de gestion en entreprise ne peut être mené à bien sans s’assurer que celui-ci s’adapte aux besoins de la boîte. En effet, les meilleurs ERP pour améliorer la productivité en entreprise sont ceux qui sont pensés pour répondre aux spécificités de la société. Même si les outils ERP sont prévus pour aider les entreprises en général, certains types d’entreprises peuvent nécessiter des développements en particulier pour améliorer leurs résultats.

Il est donc nécessaire de bien identifier les besoins de l’entreprise pour trouver le système ERP qui lui convient. Les développements spécifiques dont il est question ici peuvent être des ajustements proposés en complément par l’éditeur ERP pour s’adapter aux activités de l’entreprise. Grâce aux fonctionnalités spécifiques, l’entreprise pourra optimiser ses activités et disposera d’un outil de gestion performant.

Choisir le bon ERP : critères et conseils

Le déploiement d’un système ERP pour une entreprise passe aussi par le choix de l’outil qui doit reposer sur plusieurs critères.

L’agilité de l’outil ERP

Le système ERP choisi doit offrir suffisamment de souplesse pour s’adapter à l’entreprise et à ses besoins. Le logiciel ne doit pas obliger l’entreprise à modifier ses processus. Il doit pouvoir bien gérer le flux de données entre les services de la société, à savoir la comptabilité, la direction, la production, le commercial et les achats.

La facilité d’utilisation

Le logiciel ERP dans une entreprise doit être intuitif et facilement personnalisable. Puisque les collaborateurs de l’entreprise devront s’en servir en permanence, il est essentiel que son utilisation ne soit pas complexe.

Les coûts

Le choix d’un logiciel ERP doit aussi reposer sur le coût total de l’outil sur le moyen ou le long terme. Le déploiement d’un logiciel ERP est un investissement sur le long terme puisque le cycle de vie moyen d’un tel outil est de 8 à 10 ans. Cela prend en compte entre autres les coûts des licences et des infrastructures propres au modèle. La maintenance, le déploiement du progiciel et l’achat de modules complémentaires sont aussi des éléments qui agissent sur les coûts d’achat de l’outil.

La planification et gestion de projet pour un déploiement réussi

L’intégration d’un ERP en entreprise ne peut réussir sans un plan clair pour le projet. Il revient donc aux dirigeants de planifier le projet. La planification permet d’établir une base solide pour le projet de déploiement et de garantir sa réussite. Pour établir un plan, il faudra faire une estimation du calendrier de charges. Cela va permettre de s’assurer que l’entreprise dispose des fonds ou du budget nécessaire à consacrer au projet de déploiement du logiciel ERP. La planification va aussi aider à bien déployer le logiciel, le paramétrer et l’optimiser en prenant en compte l’environnement de travail de l’entreprise et la charge d’activité.

De même, il peut être utile pour l’entreprise de planifier la migration de ses données. Certaines de ces données peuvent être erronées ou obsolètes. La prochaine installation de l’outil ERP peut être l’occasion de faire le tri dans les données, d’éliminer celles qui ne sont plus utiles et de mettre à jour celles qui en ont besoin.

Former et impliquer les utilisateurs

Le logiciel de gestion qui est intégré à une entreprise doit être compris par ses utilisateurs, à savoir les collaborateurs de la société. Son utilisation doit pouvoir permettre une meilleure organisation et un gain de temps certain. Il est donc indispensable de former les salariés de l’entreprise pour exploiter tout le potentiel de l’outil ERP.

La formation peut être dispensée par le prestataire qui fournit le logiciel. Elle peut se faire sur place ou à distance selon le prestataire. Dans le cadre de la formation des utilisateurs de l’outil, certaines informations importantes sont à prendre en compte pour une bonne assimilation. Il faudra par exemple organiser des sessions de formation de 3 heures tout au plus qui seront marquées par de petites pauses et des périodes d’échange.

De même, dans un souci de logique, il faudra commencer par l’enseignement des bases et fondamentaux sur le logiciel ERP à tous les utilisateurs sans exception. Par la suite, des formations sur les spécificités propres à chaque service seront organisées pour les collaborateurs concernés. Selon la complexité de l’outil ERP, la formation peut prendre plus ou moins du temps.