Comment bien équiper une salle de réunion pour la visioconférence ?

La visioconférence s’est imposée comme un outil incontournable dans les entreprises modernes. Réunions à distance, entretiens, formations hybrides ou présentations à des partenaires à l’étranger : tout passe désormais par un environnement numérique fiable. Mais pour garantir une expérience fluide, claire et professionnelle, une salle bien équipée est essentielle. Voici les éléments à ne pas négliger pour transformer un espace classique en véritable salle de visioconférence performante.

L’écran : au cœur de la communication visuelle

Le choix de l’écran est un point de départ important. Pour une salle de taille moyenne à grande, un écran de 55 à 75 pouces est recommandé, selon la distance avec les participants. Un affichage trop petit nuit à la lisibilité, notamment pour partager des documents ou voir les visages à distance.

Les écrans interactifs ou tactiles, de plus en plus courants, permettent aussi de collaborer en direct via tableau blanc numérique ou annotations partagées. Les solutions d’Akairo apportent une vraie valeur ajoutée dans les réunions de brainstorming ou de suivi de projet.

La caméra : angle, qualité et positionnement

La caméra ne doit pas être choisie à la légère. Pour une visioconférence fluide, l’image doit être claire, stable et bien cadrée. Oubliez les webcams bas de gamme : elles dégradent la qualité de l’échange. Optez pour une caméra HD (voire 4K) avec un angle large ou un zoom automatique si la salle est grande.

Elle doit être placée à hauteur des yeux, centrée face à la table, pour capter équitablement tous les intervenants. Certaines caméras intelligentes suivent automatiquement l’orateur ou recadrent selon la disposition des personnes. Ces fonctions apportent plus de dynamisme aux échanges.

Le micro : captation claire et sans parasites

Le son est souvent le point faible des visioconférences mal préparées. Un bon système audio est primordial, surtout dans une pièce résonnante ou occupée par plusieurs personnes.

Le micro intégré d’un ordinateur ne suffit pas. Il faut un micro omnidirectionnel de table ou un système avec plusieurs microphones capables de capter toutes les voix, même à distance. Certains modèles incluent une fonction d’annulation de bruit ambiant, ce qui évite de capter les claviers, les ventilations ou les bruits de couloir.

Pour un rendu optimal, on associe souvent le micro à un haut-parleur dédié, ou on opte pour une solution audio tout-en-un : micro + speaker + traitement numérique.

La connexion internet : stable et prioritaire

Même avec le meilleur équipement, rien ne remplace une connexion réseau fiable. Le Wi-Fi peut suffire, mais il est préférable de connecter les appareils par câble Ethernet, surtout dans les salles de réunion fixes. Cela réduit les risques de latence, de coupure ou de qualité dégradée.

Pensez aussi à accorder une priorité de bande passante à l’équipement visio, surtout dans les entreprises avec de nombreux utilisateurs connectés en même temps. Certains routeurs professionnels permettent de gérer cette priorité facilement.

L’éclairage : un facteur souvent oublié

Un éclairage mal adapté donne rapidement une image terne, voire peu professionnelle. Il faut éviter les lumières trop fortes ou au contraire insuffisantes. L’idéal est de mixer la lumière naturelle avec un éclairage doux, homogène et frontal. Des panneaux LED ou lampes orientables peuvent corriger les zones d’ombre sur les visages.

Si la salle est utilisée principalement en visio, des systèmes d’éclairage spécifiques sont disponibles, adaptés aux caméras HD et aux contraintes des vidéoconférences longues.

Un mobilier adapté à la configuration visio

La disposition de la table et des chaises joue un rôle dans l’efficacité de la visioconférence. Une table ovale ou en U permet une bonne visibilité pour tous les participants. Le mobilier doit permettre à chacun d’être à l’aise, dans le champ de la caméra, et sans gêner la circulation du son ou de l’image.

Certains espaces adoptent même des pods de réunion visio, sortes de cabines insonorisées parfaitement équipées, idéales pour les appels individuels ou en petits groupes dans un open space.