Qu’est-ce qu’une charte d’accueil ?

Lorsqu’un nouveau collaborateur, un étudiant ou un usager arrive dans une nouvelle structure, il peut se sentir perdu et isolé. Pour faciliter son accueil et son intégration, il est alors essentiel de lui donner des repères clairs quant aux règles, aux valeurs et aux attentes de l’organisation. La charte d’accueil formalise ces informations de manière claire et accessible au sein d’un document unique.

Quels sont les objectifs de la charte d’accueil ?

La charte d’accueil revêt une grande importance pour la structure et pour les nouveaux arrivants. Elle permet de :

• Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs : en fournissant des informations claires et précises sur le fonctionnement de l’organisation, la charte  permet de renforcer la qualité de l’accueil et de faciliter l’intégration.

• Clarifier les attentes de l’organisation : la charte d’accueil comprend notamment les perspectives de l’entreprise, ce qui permet au nouveau venu d’adapter sa façon de procéder.

• Harmoniser les pratiques et les comportements : en définissant les règles et les valeurs au sein de la charte, l’ensemble des collaborateurs se conforment aux mêmes pratiques.

• Améliorer la communication et réduire les risques de conflits ou de malentendus : les échanges sont facilités par la charte d’accueil au sein de laquelle sont inscrits les modes et procédés de communication, aussi bien en interne qu’avec des individus étrangers à la structure.

• Améliorer l’image de l’organisation : la charte d’accueil permet à l’organisation de communiquer de manière claire et positive sur ses valeurs, son fonctionnement et sa culture. Elle permet ainsi d’améliorer l’image de l’organisation et de renforcer sa crédibilité aux yeux des nouveaux arrivants.

• Contribuer à l’attractivité de l’entreprise : les valeurs inscrites dans la charte peuvent jouer un rôle important dans la décision de rejoindre ou non l’organisation.

Les éléments constitutifs de la charte d’accueil

Le contenu d’une charte peut varier en fonction des besoins de l’organisation. Toutefois, voici quelques éléments clés qui peuvent être inclus dans une charte d’accueil :

• Les valeurs de la structure ;
• Les règles de conduite et les comportements attendus ;
• Les horaires d’ouverture ou de travail ;
• Les règles de sécurité et d’hygiène ;
• Les avantages sociaux et les prestations offertes ;
• Les modalités de communication interne et externe ;
• Les procédures pour la résolution des conflits ;
• Les formations proposées.

Notons cependant qu’il est essentiel de personnaliser la charte en fonction des besoins et des spécificités du public visé.

En effet, les informations pertinentes pour un nouvel employé ne seront pas les mêmes que celles utiles pour un nouvel élève ou un nouvel usager. Il est donc nécessaire de bien identifier les besoins et les attentes de chaque public afin d’adapter la charte d’accueil en conséquence.

Comment élaborer une charte d’accueil ?

La création d’une charte d’accueil peut être effectuée en respectant les étapes suivantes :

• Impliquer les collaborateurs dans la définition des éléments à inclure ;
• Adapter la charte en fonction des spécificités de l’entreprise ;
• Valider la charte auprès de la direction ;
• Rédiger la charte en utilisant un langage simple et accessible;
• Diffuser la charte auprès de l’ensemble des salariés ou collaborateurs.

Par ailleurs, les informations contenues au sein de la charte se doivent d’être mises à jour régulièrement.