Quelle est l’utilité d’une attestation de présence et comment la rédiger ?

Dans le cadre de la gestion du personnel, il est fréquent pour les entreprises d’établir un bon nombre d’attestations différentes. L’attestation de présence est l’une d’entre elles. Elle atteste de la présence d’un salarié sur son lieu de travail, à un moment précis. C’est généralement un document que doit obligatoirement délivrer l’entreprise lorsque la salariée en fait la demande.  Mais que doit-il contenir ? Quelles informations l’attestation de présence doit-elle comporter ?

Qu’est-ce que l’attestation de présence ?

L’attestation de présence est un document remis, à sa demande, à un salarié. Elle se présente sous forme de lettre que l’employeur rédige pour son employé, que ce dernier soit en CDD (contrat à durée déterminée), CDI (contrat à durée indéterminée) ou en intérim. L’attestation peut également être demandée, même si le demandeur ne fait plus partie des effectifs de l’entreprise.

L’attestation de présence se distingue toutefois de l’attestation d’emploi qui atteste que le salarié travaille dans l’entreprise donnée. Elle se différencie aussi du certificat de travail qui est un document que doit obligatoirement délivrer l’employeur dans certaines situations telles qu’une démission, une rupture conventionnelle, une fin de contrat, un licenciement, etc.

En termes de validité, l’attestation n’est soumise à aucune réglementation. Une fois soumise, datée et signée, elle est valable pour un temps indéfini. Néanmoins, dans la plupart des démarches administratives, les documents justificatifs doivent toujours dater de moins de 3 mois.

Pourquoi établir une attestation de présence ? 

L’attestation de présence est rédigée par l’employeur dans le but d’attester que l’employé demandeur était bel et bien en poste sur une période précise. Elle peut également confirmer que l’employé occupe toujours ses fonctions au moment de la signature de l’acte. Il s’agit de confirmer que le salarié n’est ni en congé, ni en cours de licenciement ou encore en abandon de poste.

Bien entendu, en ce qui concerne l’employeur, ce document n’a pas grand intérêt. Il est uniquement utile à l’employé qui en fait la demande, et cela, pour de multiples raisons. Beaucoup d’organismes publics exigent ce document lors de formalités administratives. L’attestation a par ailleurs une valeur juridique et peut servir de preuve. Grâce à ce document, toute personne qui travaille, que ce soit dans le secteur privé ou public, peut justifier de sa position dans la structure. Elle peut aussi prouver qu’elle était présente durant les heures de travail.

L’attestation certifie que le demandeur remplit pleinement ses fonctions. Ceci peut être très utile pour :

• Réaliser un progrès bancaire
• Accomplir des démarches administratives
• Justifier d’une expérience professionnelle 
• Postuler à une offre d’emploi
• Pôle emploi pour maintenir les allocations
• Servir de preuve juridique

Que doit contenir une attestation de présence ?

L’attestation de présence employeur n’est pas spécifiquement réglementée par la loi, tout comme sa rédaction ne présente rien de compliqué. De plus, il n’engage en rien l’employeur. Ce dernier a le libre arbitre sur le choix rédactionnel, mais il peut également télécharger des modèles disponibles sur Internet.

Quoi qu’il en soit, l’attestation de présence employeur peut s’assimiler à une forme de déclaration sur l’honneur. Elle doit, à cet effet, contenir un nombre de renseignements précis et véridiques. En tant qu’employeur, il faut être extrêmement prudent concernant les informations figurant sur l’attestation de présence. Une fausse information peut être punie par la loi. En cas de doute, il est conseillé de solliciter l’avis d’un avocat spécialisé. Ce dernier sera en mesure de vérifier le contenu et d’informer l’employeur des procédures à suivre.

Les informations sur l’employeur

Il s’agit des informations générales de l’employeur. Elles doivent permettre d’identifier facilement l’entreprise dans le cadre d’un contrôle des informations transmises. 

• Nom de la société
• Numéro d’immatriculation
• Siège social
• Adresse postale et site web
• Mail et téléphone

L’identité de l’employé demandeur

Cette partie de l’attestation doit comporter tous les éléments qui permettent l’identification du demandeur.

• Nom 
• Prénom
• Adresse postale
• Mail ou téléphone
• Le type de contrat de travail signé
• Le poste occupé 

Les détails sur le poste occupé par l’employé demandeur

L’attestation de présence employeur peut résumer rapidement la fiche du poste occupé par le salarié, qui en fait la demande.

Les dates et heures de présence au sein de l’entreprise

L’utilité même de l’attestation de présence est d’attester que le demandeur était bien présent et en poste. Il est donc indispensable d’y mentionner la date et les horaires auxquels l’employé exerçait ses fonctions. 

Les informations de rédaction

L’attestation doit se conclure par la signature du document ainsi que la date et le lieu de rédaction. 

Dès lors que le document est rédigé, il peut ensuite être remis au salarié qui en a fait la demande. Il peut être délivré en mains propres, par lettre simple ou recommandée.